1. Estar dado de alta en Hacienda (AEAT)

Antes de todo lo demás, tu empresa o actividad como autónomo tiene que estar censada en la Agencia Tributaria. Si no lo estás, no se podrá presentar ninguna declaración de aduanas en tu nombre y la importación directamente no se puede realizar.

Esto implica tener un NIF activo (CIF si eres sociedad, NIF si eres autónomo) y estar dado de alta en el censo de obligados tributarios. Puedes comprobarlo en la sede electrónica de la AEAT con tu certificado digital.

2. Obtener el número EORI

El EORI (Economic Operators Registration and Identification) es tu número de identificación como operador económico ante las aduanas de la Unión Europea. Es obligatorio antes de realizar la primera operación comercial y no se puede gestionar a posteriori para justificar una importación ya realizada.

¿Cómo se compone? En España, se forma con el código del país (ES) más tu NIF o CIF. Por ejemplo, una empresa con CIF B12345678 tendría el EORI ESB12345678.

¿Cómo se solicita? Se tramita a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, con certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve PIN. El proceso es rápido y gratuito.

¿Quién lo necesita? Toda empresa que realiza operaciones de comercio internacional con países fuera de la UE necesita un EORI. Las personas físicas quedan exentas hasta que realicen más de 5 operaciones.

Un dato importante: el EORI es válido en toda la Unión Europea, así que si lo obtienes en España, puedes importar por cualquier puerto o aduana de la UE sin necesitar otro nuevo.

3. Certificado digital

Para prácticamente todos los trámites de importación necesitas un certificado digital. Es lo que te permite operar en la sede electrónica de la AEAT, solicitar el EORI, presentar declaraciones aduaneras y gestionar todo el papeleo telemáticamente.

Si todavía no lo tienes, puedes solicitarlo a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). El proceso tiene tres pasos: solicitar el certificado online, acreditar tu identidad presencialmente en una oficina de registro (AEAT, ayuntamiento o Correos) y descargar el certificado desde la misma web.

Es gratuito y sin él no puedes hacer prácticamente nada ante Hacienda ni Aduanas. Si tienes empresa, tramítalo cuanto antes.

4. Verificar la normativa de tu producto

No todos los productos se importan igual. Dependiendo de lo que quieras traer, pueden aplicar normativas específicas de la UE que debes cumplir antes de que la mercancía llegue.

Marcado CE — Es obligatorio para muchos productos que se venden en la UE, como juguetes, aparatos eléctricos y electrónicos, equipos a presión, maquinaria y drones, entre otros. Es el indicador fundamental de que un producto cumple con la legislación de la UE y para las autoridades aduaneras funciona como el pasaporte de tu producto. Sin él, la mercancía será denegada en aduana.

RGSEAA (Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos) — Si importas alimentos o productos alimenticios de países fuera de la UE, tu empresa debe estar inscrita en el RGSEAA. Este registro lo gestiona la AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) a través de las comunidades autónomas. Aplica a cualquier actividad de importación de alimentos destinados al consumo humano, materiales en contacto con alimentos y coadyuvantes tecnológicos.

Licencias específicas de importación — Ciertos productos como productos sanitarios, cosméticos o material de defensa requieren autorizaciones administrativas adicionales ante organismos como la AEMPS. Si tu producto no está en estas categorías, con el EORI y el cumplimiento normativo es suficiente.

La recomendación aquí es clara: antes de buscar proveedor, verifica qué normativa aplica a tu producto. Hacerlo después puede costarte mucho tiempo y dinero.

5. Preparar la documentación aduanera

Cuando tu mercancía llegue a la aduana española, necesitarás tener preparada esta documentación:

Factura comercial — Emitida por el proveedor, con la descripción detallada de la mercancía, cantidades, precio unitario, valor total, Incoterm pactado y datos del comprador y vendedor.

Packing list — El listado de bultos con el detalle de peso, dimensiones y contenido de cada uno.

Bill of Lading (B/L) o Air Waybill (AWB) — El documento de transporte que acredita que la mercancía ha sido embarcada. Marítimo si va por barco, aéreo si va por avión.

Certificado de origen — Determina de dónde viene la mercancía y afecta directamente a los aranceles que pagarás. Según el país de origen, pueden aplicar acuerdos comerciales que reduzcan los derechos de aduana.

DUA (Documento Único Administrativo) — Es la declaración de importación propiamente dicha. Normalmente la presenta tu agente de aduanas en tu nombre ante la AEAT.

Dependiendo del producto, pueden pedirte documentación adicional: certificados sanitarios, fitosanitarios, de conformidad, declaraciones CE, etc.

6. Conocer las obligaciones fiscales

Importar tiene costes fiscales que debes calcular antes de comprometerte con un pedido:

Aranceles — Es el impuesto que se paga por introducir mercancía de fuera de la UE. El porcentaje varía según el tipo de producto (clasificación arancelaria) y su país de origen. Puedes consultarlo en la herramienta Access2Markets de la Comisión Europea.

IVA de importación — En España es del 21% general (10% o 4% reducido para ciertos productos). Se calcula sobre el valor de la mercancía más los aranceles y los costes de transporte hasta la aduana.

Derechos antidumping — Algunos productos tienen aranceles adicionales si la UE ha determinado que se están importando a precios artificialmente bajos. Por ejemplo, ciertas conservas vegetales de China tienen derechos antidumping de entre el 37% y el 54%. Esto puede hacer que una importación que parecía rentable deje de serlo.

Calcular todo esto antes de hacer el pedido es fundamental. Es la diferencia entre una importación rentable y una que te hace perder dinero.

7. Contar con un agente de aduanas

Técnicamente puedes hacer el despacho aduanero tú mismo, pero en la práctica no es recomendable si no tienes experiencia. Un agente de aduanas se encarga de presentar el DUA, clasificar correctamente la mercancía, gestionar la documentación y asegurarse de que todo pasa sin bloqueos.

Es recomendable que el agente de aduanas que elijas cuente con la certificación de Operador Económico Autorizado (OEA), que garantiza que cumple con los protocolos de actuación de la legislación aduanera.